Incorporación de miembros de grupos de trabajo comunitarios
Programe una reunión de incorporación
La incorporación debe realizarse mediante una reunión presencial (ya sea virtual o presencial) con el gerente del grupo de trabajo y los nuevos miembros. Los nuevos miembros, especialmente los que proceden de grupos de población infrarrepresentados o los que no están familiarizados con la participación gubernamental, pueden sentirse intimidados o inseguros de su papel, por lo que es importante establecer un entorno seguro y acogedor en el que puedan hacer preguntas libremente e integrarse en el proyecto a su propio ritmo.
Antes de la reunión de incorporación, entregue al miembro de la comunidad un paquete de incorporación utilizando la Guía de incorporación que aparece a continuación para recopilar toda la información que necesitará. Utilice la formación básica sobre la Ley de Registros Públicos para asegurarse de que están informados sobre su privacidad como miembros del grupo de trabajo. Es posible que desee adaptar la herramienta de PowerPoint con la marca y los detalles de su propia agencia.
Herramientas para compartir documentos y grupos colaborativos
La colaboración es ahora más fácil que nunca con la invención de aplicaciones y software como Google Docs, SharePoint, OneDrive y Dropbox, que ayudan a las personas a compartir documentos en línea y trabajar simultáneamente con otras personas en documentos basados en la nube en tiempo real. Sin embargo, muchas de estas aplicaciones y software populares no son apropiadas para su uso por parte de las agencias estatales. Por lo general, no cumplen con los estándares del estado de Washington en materia de seguridad o privacidad de los documentos y podrían abrir un mundo de graves vulnerabilidades para su agencia, el grupo de trabajo y sus miembros.
Como actualmente no tenemos acceso a software, aplicaciones o licencias para compartir documentos de forma colaborativa que cumplan con nuestros requisitos de seguridad, lamentablemente, se recomienda que los grupos de trabajo se abstengan de compartir documentos basados en la nube en este momento.
- Nota: Dado que existe una gran demanda de que el personal del gobierno estatal pueda colaborar y compartir documentos con socios externos (no solo en entornos de grupos de trabajo, sino también al colaborar con contratistas externos, promotores y ciudadanos en general), EQUITY está explorando activamente soluciones para este reto.
Hasta que esto se resuelva, actualmente no podemos colaborar en la co-edición de documentos como los documentos compartidos de Google Docs o OneDrive, y en su lugar recomendamos que los documentos se compartan como archivos adjuntos.
A continuación se muestra una lista de algunas aplicaciones que SON seguras de usar y están aprobadas para las agencias estatales, que también pueden ser útiles para colaborar con personas que no pertenecen a su agencia:
- Canva para crear gráficos e imágenes de forma colaborativa.
- Mural para la colaboración en directo durante las reuniones en modo presentación.
- Smartsheet para crear encuestas y recopilar datos en hojas de cálculo.
Asegúrese de coordinarse con su personal de TI o de privacidad para comprobar y asegurarse de que cualquier herramienta que utilice sea segura y cumpla con los estándares técnicos internos de su agencia.