Planifique su grupo de trabajo
Antes de que se produzca cualquier comunicación externa, solicitud, programación o reunión, el gestor del proyecto debe comprender la intención, los objetivos y el proceso del proyecto, incluidos los calendarios o plazos pertinentes y quién debe estar incluido para que el grupo de trabajo complete con éxito su labor. La planificación no puede pasarse por alto; es el elemento principal para cada decisión que sigue.
Reúnase con los patrocinadores legislativos y los promotores
Los directores legislativos de las agencias y todo el personal relevante que apoyará al grupo de trabajo deben reunirse con los principales patrocinadores de la legislación subyacente y con los principales promotores, para que el grupo de trabajo comprenda con precisión la intención legislativa. El gerente del grupo de trabajo debe reunirse con todo el personal interno relevante para obtener información importante sobre la agencia. Como grupo, desarrollen una definición de trabajo de lo que significa «experiencia vivida» para este proyecto. Definir ahora claramente la «experiencia vivida» evitará problemas a la hora de incorporar y seleccionar a los miembros del grupo de trabajo comunitario. Esta es también una oportunidad para escuchar directamente del patrocinador o de los promotores que trabajaron en el proyecto de ley cuáles son sus intenciones para el proyecto y cuáles son los resultados deseados en un lenguaje sencillo.
Escenario:
Se aprobó una ley con la amplia intención de abordar las necesidades de salud mental de los niños a través de un grupo de trabajo administrado por su agencia. En este caso, ¿interpretaría que la «experiencia vivida» solo significa que los niños menores de 18 años que tienen problemas de salud mental pueden formar parte del grupo de trabajo? Dado que es posible que los niños muy pequeños no puedan formar parte de un grupo de trabajo gubernamental, tendría sentido ampliar la definición de «experiencia vivida» para incluir a las personas que ahora son adultas, pero que experimentaron problemas de salud mental durante su infancia. También puede decidir que la «experiencia vivida» puede incluir a los padres, cuidadores o incluso maestros que viven o trabajan con estos niños todos los días y pueden brindar la perspectiva de la experiencia vivida.
En este escenario, la reunión con patrocinadores y promotores es un paso esencial para comprender plenamente el matiz, la intención y lo que significa «experiencia vivida» en este contexto antes de empezar el reclutamiento y la mensajería externa. Utilice la Guía para la reunión de patrocinadores y promotores que figura a continuación para planificar y llevar a cabo una reunión eficaz de patrocinadores y partes interesadas en la que se aborden cuestiones como estas en las primeras fases del desarrollo del grupo de trabajo.
Realizar análisis desde la perspectiva de la equidad y el panorama
Un análisis del panorama es un esfuerzo de investigación breve y sencillo para comprender la representación demográfica, los recursos y las necesidades de un grupo de personas. Realizar un análisis del panorama no debería llevarle más de una o dos horas y le ayudará a comprender a la población infrarrepresentada o el problema en cuestión.
Usted debe entender cómo los diferentes grupos de la comunidad se ven afectados por el área temática del grupo de trabajo para saber qué perspectivas de la comunidad deben participar en el grupo de trabajo. El análisis desde el punto de vista de la equidad y el análisis del panorama son herramientas que le ayudarán a identificar esas perspectivas.
Escenario:
Su grupo de trabajo trata sobre las personas con deudas de préstamos estudiantiles, y necesita 3 personas con experiencia vivida para servir como Miembros del Grupo de Trabajo Comunitario. Podría reclutar fácilmente a las 3 primeras personas que presenten la solicitud y que tengan deudas por préstamos estudiantiles, pero ¿qué pasa si esas 3 primeras personas solo tienen una deuda de unos 5000 dólares cada una? ¿Sería una representación precisa de la experiencia vivida?
Una rápida búsqueda en Internet le dirá que el importe medio de la deuda de préstamos estudiantiles en el Estado de Washington es de 33 746 dólares, por lo que es posible que sus 3 candidatos del grupo de trabajo no conozcan de primera mano las dificultades a las que se enfrentan las personas con deudas más elevadas. Un análisis del panorama ayudaría a comprender el tema lo suficiente como para tomar buenas decisiones de planificación.
Utilice las herramientas siguientes como guía para realizar un análisis del panorama y un análisis desde la perspectiva de la equidad.
Reúnase con la «entidad estatal consultora» pertinente
Una vez que haya realizado la investigación básica para comprender la comunidad en cuestión, el personal de la agencia debe reunirse con la «Entidad estatal consultora» correspondiente, si existe una para el tema o la población en cuestión.
Presente su análisis del panorama a los socios de la Entidad Estatal Consultora y pídales que le ayuden a identificar las lagunas de conocimiento que pueda tener sobre la población. Es posible que el personal de la Agencia Estatal Consultora en cuestión conozca a líderes comunitarios, organizaciones sin ánimo de lucro o iniciativas que usted no habría encontrado simplemente buscando en Internet durante su análisis del panorama. También es posible que conozcan a miembros de la comunidad que serían buenos candidatos para el grupo de trabajo y puedan ayudar con el reclutamiento más adelante, una vez que haya establecido una relación con ellos.
Algunos ejemplos de entidades estatales consultoras que pueden ayudar a llegar a grupos demográficos específicos son:
- Comisión de Asuntos Afroamericanos (CAAA)
- Comisión de Asuntos Asia-Pacífico Americanos (CAPAA)
- Comisión de Asuntos Hispanos (CHA)
- Comisión LGBTQ del Estado de Washington (LGBTQ)
- Comisión de Mujeres del Estado de Washington (WSWC)
- Comité del Gobernador sobre Cuestiones de Discapacidad y Empleo (GCDE)
- Comité Asesor de Asuntos de Veteranos del Gobernador (VAAC)
Para obtener una lista completa y actualizada de todas las juntas y comisiones estatales, consulte Perfiles de juntas y comisiones del gobernador: Perfiles de juntas y comisiones | Gobernador Jay Inslee (wa.gov)
Además de las Agencias Estatales Consultoras descritas anteriormente, también puede considerar la posibilidad de acudir a los siguientes grupos en busca de apoyo para prepararse para trabajar con comunidades infrarrepresentadas:
- El equipo PEAR de su agencia, que es un grupo de personal que se reúne de acuerdo con la Orden Ejecutiva 22-04 para establecer y promover la lucha contra el racismo a favor de la equidad dentro de las agencias.
- Los grupos estatales de recursos empresariales (BRG) están formados por empleados estatales que se reúnen para compartir conocimientos y construir una comunidad en torno a identidades y experiencias compartidas.
- La Junta Consultiva Comunitaria (CAB) de EQUITY, que sirve de órgano orientador y colaborador de la Oficina de Equidad para crear un Washington para todos. La CAB está disponible para consultas con las agencias estatales según sea necesario en función de la capacidad. Los gerentes del programa CAB servirán como contacto inicial para las agencias y se les puede contactar por correo electrónico a cab@equity.wa.gov
Cumplimiento de la Ley de Reuniones Públicas Abiertas (OPMA)
Determine si su grupo de trabajo cumple o no con la Ley de Reuniones Públicas Abiertas (RCW 42.30) y si tendrá que cumplir con esas reglas. Los grupos sujetos a la OPMA deben tomar medidas adicionales para garantizar que sus reuniones sean accesibles al público, haciéndolas abiertas a todos, grabándolas y compartiendo con antelación elementos como órdenes del día y notificaciones. Si no está seguro, pida ayuda a su supervisor o al AAG de su agencia.
Si su grupo de trabajo está sujeto a la OPMA, una buena herramienta para llevar a cabo reuniones es utilizar el tipo de reunión «Seminario Web» de Zoom, que permite al usuario crear «ponentes» que pueden hablar en la reunión y hacer uso del chat, mientras que los asistentes públicos pueden unirse como «invitados» y no tienen la capacidad de interrumpir el debate de la reunión.
Para obtener más información sobre la Ley de Reuniones Públicas Abiertas, consulte esta práctica guía creada y distribuida por la Oficina del Auditor del Estado de Washington - La Ley de Reuniones Públicas Abiertas: Cómo se aplica a las ciudades, condados y distritos con fines especiales de Washington.