Reclutamiento y designación de miembros de grupos de trabajo comunitarios

Reclutamiento

Al reclutar miembros de la comunidad para que participen en grupos de trabajo, el personal gubernamental debe buscar miembros de la comunidad y encontrarlos activamente a través de los métodos con los que buscan información y en los espacios públicos. El reclutamiento debe ser activo en lugar de pasivo. Debemos encontrar y conocer a las personas donde están, y no esperar que acudan a usted. Con demasiada frecuencia, la información sobre un nuevo grupo de trabajo que solicita solicitudes de nuevos miembros solo puede encontrarse en el boletín de una agencia o en lo más profundo de su sitio web.

Pregúntese: ¿es probable que los miembros de la comunidad con experiencia vivida se suscriban a los correos electrónicos de GovDelivery de las grandes agencias estatales? ¿Buscarían activamente en su sitio web y encontrarían información sobre el grupo de trabajo? Si la respuesta es negativa (¡y casi siempre será negativa!), es responsabilidad del responsable del grupo de trabajo desarrollar una estrategia de captación para llegar a la gente a través de vías de comunicación que funcionen para ellos.

GovDelivery y los sitios web de las agencias son el punto de partida (y constituyen excelentes métodos de reclutamiento con aliados de las agencias ya conectados y organizaciones afectadas), pero no deben ser el fin de sus esfuerzos de reclutamiento. Es posible que pueda obtener orientación de las entidades estatales consultoras o del director de equidad de su agencia para que le ayuden en sus esfuerzos de contratación.

Diseñar una solicitud

Cree la solicitud pensando en el usuario final y en el resultado. ¿Qué proceso responde mejor a sus necesidades y a qué solicitudes y herramientas tienen acceso?

NO solicite cartas de presentación o currículos engorrosos que supongan un trabajo adicional para los miembros de la comunidad, que ya pueden estar al límite de su capacidad.
UTILICE un formulario seguro o una herramienta de recopilación de encuestas para la solicitud en lugar de hacer que los solicitantes descarguen un PDF que requiere que tengan el software y los conocimientos especializados para editarlo, guardarlo y enviárselo por correo electrónico. La Oficina de Equidad usa Smartsheet con frecuencia para encuestas y formularios como este, pero es posible que su oficina tenga otra herramienta preferida.
Si, a través de su análisis del panorama, ha descubierto que entre las personas de su grupo de trabajo es más probable que haya quienes hablen una(s) lengua(s) principal(es) distinta(s) del inglés, traduzca de antemano la solicitud y otros materiales pertinentes a la(s) lengua(s) principal(es) del grupo (independientemente de que alguien haya hecho o no una petición formal de traducción). Esté preparado para recibir y solicitar traducción al inglés de los solicitantes que presenten su solicitud en otro idioma. Además, verifique que todos los formularios estén accesibles para los solicitantes que usan tecnología de asistencia (como un lector de pantalla). No confíe únicamente en las traducciones automáticas (traductor de Google) sin recurrir a un revisor humano cualificado para garantizar la calidad, el contexto y la relevancia de los materiales traducidos.
Utilice la plantilla que aparece a continuación como base para desarrollar su formulario de solicitud.

Una nota sobre la privacidad:

Información confidencial, personal o potencialmente estigmatizante

Proteger la privacidad de los solicitantes es una preocupación primordial. NO recopile ninguna información personal confidencial en el formulario de solicitud. La información confidencial puede incluir preguntas o declaraciones sobre la experiencia vivida por el solicitante en relación con cuestiones que a menudo estigmatizan o traumatizan personalmente. Por ejemplo, un grupo de trabajo que tenga como objetivo elaborar estrategias para abordar la crisis del fentanilo puede hacer que se postulen miembros de la comunidad que tengan antecedentes de trastorno por consumo de sustancias o un grupo de trabajo sobre la comunidad LGBTQ podría querer que los solicitantes con experiencia personal den fe de su orientación sexual. La recopilación de esos datos, incluso si su agencia o su personal nunca los usarían contra alguien, aún podría ser perjudicial en caso de que una solicitud de la Ley de Registros Públicos recopile esa información o en el caso de que el gobierno federal u otro tercero cite o incaute datos de las agencias estatales.

Información básica de contacto

La información básica de contacto de los voluntarios está protegida por la RCW 42.56.250, que establece que:

«(1) La siguiente información sobre empleo y licencias está exenta de inspección pública y copia en virtud de este capítulo:

(d) La siguiente información en poder de cualquier agencia pública en los registros de personal, los registros relacionados con el empleo público, las listas de voluntarios o la incluida en cualquier lista de correo de empleados o voluntarios de cualquier agencia pública: direcciones residenciales, números de teléfono residenciales, números de teléfono inalámbricos personales, direcciones de correo electrónico personales, números de seguridad social, números de licencia de conducir, números de tarjetas de identidad, deducciones de nómina, incluidos el importe y la identificación de la deducción, e información de contacto de emergencia de los empleados o voluntarios de una agencia pública, y los nombres, fechas de nacimiento, direcciones residenciales, números de teléfono residenciales, números de teléfono inalámbricos personales, direcciones de correo electrónico personales, números de seguridad social e información de contacto de emergencia de los dependientes de empleados o voluntarios de una agencia pública. A los efectos de esta subsección (1) (d), «empleados» incluye a los trabajadores de atención domiciliaria de proveedores independientes tal como se define en RCW 74.39A.240»

Todos los datos demográficos que puedan ser utilizados por personas o instituciones malintencionadas deben capturarse de forma verdaderamente anónima, sin identificadores únicos que alguien pueda utilizar para asociarlos con el nombre, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, el lugar de trabajo, la dirección postal y los datos obvios de categoría 3/4, como el número de la Seguridad Social (SSN), la fecha de nacimiento (DOB), etc. de una persona. Consulte con el fiscal general adjunto (AAG) de su agencia antes de solicitar información demográfica u otra información personal o de identificación sensible.

La Oficina de Equidad recomienda encarecidamente que recopile solo la información mínima requerida en el formulario escrito y que solo haga preguntas sobre identidades y experiencias estigmatizadas o marginadas durante la etapa de entrevista cara a cara para evitar crear un registro escrito de información confidencial.

Entrevista y nombramiento

Una vez que tenga un grupo de candidatos que se hayan postulado, se requiere una entrevista cara a cara (ya sea en persona o virtual). En su entrevista cara a cara, puede hablar libremente sobre la experiencia vivida por los candidatos y su conexión con el tema. También puede hacerse una idea de su experiencia, estilo de comunicación y personalidad de una forma que las solicitudes escritas a menudo pasan por alto, lo que le garantiza que no está excluyendo a personas con un dominio menos avanzado de la lengua escrita. Las entidades estatales consultoras pueden estar disponibles para apoyarlo participando en el proceso de entrevista o apoyándolo en la toma de decisiones finales sobre los candidatos.

Cualquier persona que trabaje para una agencia estatal y participe activamente en el proceso de reclutamiento y selección de miembros de la comunidad debe estar bien versada en identificar y eliminar las competencias sesgadas. Identificar y desmantelar los prejuicios personales es necesario para llevar a cabo un proceso justo de contratación y nombramiento.

Nota: DES está desarrollando actualmente una formación sobre prejuicios inconscientes, que se vinculará aquí según esté disponible.

Una vez que se hayan completado todas las entrevistas y se haya tomado la decisión sobre a quién nombrar, envíe un correo electrónico a todos los solicitantes (incluidos los que no hayan sido seleccionados) para informarles de la decisión.

Su agencia puede optar por emitir una carta de nombramiento formal firmada por el director y enviada por correo impreso a las personas seleccionadas para participar en el grupo de trabajo. Este tipo de carta es opcional, pero la formalidad puede ser un toque agradable y algo que infunde orgullo, entusiasmo y una sensación de logro a los nuevos miembros del grupo de trabajo. También es algo que pueden incluir en su currículum y mostrar a los futuros empleadores.