Escenario de práctica #1

Tiene la tarea de actualizar las pautas que el personal de su agencia debe seguir en la prestación de servicios a los habitantes de Washington de bajos ingresos. Tiene seis meses para completar esta tarea.

Paso 1: base su proceso de participación comunitaria en el modelo SPICE

Con el modelo SPICE, planifique los siguientes tipos de interacción con la comunidad:

¿Cómo buscará los grupos comunitarios necesarios para la participación en grupos de trabajo?
¿Cómo informará a todos los participantes del grupo de trabajo y a la comunidad más amplia y diversa de Washington sobre el progreso del grupo de trabajo?
¿Cómo se asociará genuinamente con todos los participantes del grupo de trabajo? ¿Cómo sabrá si sienten que la asociación es genuina?
¿Cómo colaborará con cualquier otra perspectiva relevante que no esté en el grupo de trabajo (comunicaciones de la agencia, otras agencias estatales, gobierno local, sector privado, sector sin fines de lucro, filantropía)?
¿Cómo se relacionará con los grupos comunitarios y las tribus más amplias para que los participantes del grupo de trabajo no sean considerados simbólicos ni se espere que representen a toda su comunidad?

Paso 2: Desarrollar un plan general y un cronograma para el grupo de trabajo

Solo tiene seis meses para completar este proyecto (en este ejemplo), por lo que debe comprender los plazos para establecer el grupo de trabajo y entregar el producto o el resultado que se espera de este grupo. La inclusión, la accesibilidad y la participación y asociación de la comunidad no deben apresurarse, minimizarse o eliminarse.
¿Necesita la asistencia de un gestor de proyectos que le ayude a diseñar el cronograma?
¿Cuenta con el apoyo y la aprobación de su supervisor o del liderazgo de la agencia?
¿Consultó al patrocinador legislativo, promotores, mensajeros de confianza, entidades estatales consultoras, etc. en el desarrollo de su plan de proyecto?

Paso 3: Identificar las perspectivas de la comunidad mediante un análisis del panorama

¿Tiene un conocimiento general de la población o el grupo que se ve más afectado por la política o el tema?
¿Cuál es la causa principal del problema que este grupo de trabajo pretende resolver? Identifique cualquier fuente de datos o información disponible relacionada con el problema. ¿Se han desagregado los datos? ¿Identifica alguna disparidad o brecha en los resultados para grupos demográficos específicos? Asegúrese de que entiende la causa raíz del reto político que tiene ante sí:
- Defina el problema. Sea específico y basado en hechos.
- ¿Por qué se produjo el problema?
- ¿Por qué ocurrió esa causa?
- Repetir esta línea de preguntas, profundizando hasta descubrir la causa raíz, suele llevar 5 iteraciones.
- Defina la causa raíz, resumiendo la información de su línea de preguntas.
- Desarrolle acciones correctivas.
¿Ha establecido una sólida perspectiva de equidad a través de su análisis del panorama?
- Un análisis desde el punto de vista de la equidad puede ayudarle a comprender las perspectivas de la comunidad que son fundamentales para que su grupo de trabajo cree una solución que mejore el servicio al cliente y los resultados.

Paso 4: Desarrolle su plan de accesibilidad e inclusión

Utilice las herramientas de la sección Accesibilidad e inclusión como orientación, así como el personal de la agencia que pueda estar disponible, como el director de igualdad, el responsable de acceso para discapacitados y el responsable de acceso lingüístico. Las entidades estatales consultoras también pueden estar disponibles para ayudar. Algunas preguntas a tener en cuenta:

¿Cómo diseñará el proceso de incorporación para informar a todos sobre el proyecto y el proceso?
¿Qué idiomas se necesitan para comunicarse con las personas que participan en su grupo de trabajo o con las comunidades afectadas?
¿Qué adaptaciones pueden ser necesarias para las reuniones virtuales y presenciales, como interpretación de ASL e idiomas, traducción en tiempo real para el acceso a la comunicación (CART), materiales en letra grande, materiales por adelantado e instalaciones accesibles en silla de ruedas?
¿Cómo se facilitarán las reuniones para dar cabida a los diferentes estilos de aprendizaje y comunicación?
¿Cómo se tomarán las decisiones para que todos puedan participar o colaborar?
¿Cómo se explicarán los materiales para que el grupo de trabajo y los grupos comunitarios más amplios puedan comprender su significado?
¿Cómo sabrán los posibles participantes comunicar sus necesidades en materia de accesibilidad o interpretación/traducción?

Paso 5: Desarrolle y finalice su proceso de compensación comunitaria

Revise cuidadosamente las Pautas de compensación comunitaria del estado de Washington y considere las siguientes preguntas al establecer su proceso de compensación:

Asegúrese de que los miembros de la comunidad tengan su número de proveedor estatal si pagan mediante depósito directo estatal o cheque (Nota: ahora hay un proceso electrónico disponible que incluye la firma electrónica).
¿Cómo informará a los miembros de la comunidad sobre cualquier riesgo potencial o información de antecedentes para que puedan tomar la mejor decisión para su familia (es decir, límite de 600 $ para la presentación de informes al IRS)?
¿Qué documentación deben completar los miembros de la comunidad para solicitar el pago o el reembolso?
¿Qué conversaciones y acuerdos deben alcanzarse con su supervisor o liderazgo directo y su unidad fiscal/contable para un proceso de pago rápido y sin problemas (la comunidad debe recibir el pago en un plazo de dos semanas a partir de la solicitud)?

Paso 6: Contratar y nombrar a los miembros del grupo de trabajo

Además de las herramientas de la sección de contratación y nombramientos, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

¿Cómo podría adaptar su proceso para crear flexibilidad frente a rigidez para los diferentes grupos comunitarios (ni los washingtonianos ni los diferentes grupos comunitarios son un monolito, es necesario adoptar enfoques adaptados)?
Cómo va a conseguir que el proceso sea intencionado pero sencillo (que la solicitud sea lo más breve posible, que la entrevista sea informal y relajada, que el proceso de decisión sea meditado).
¿Cómo intentará no designar un equipo de proyecto homogéneo (raza/etnia, geografía, edad, discapacidad, LGBTQ+ y otras características comunes)?

Paso 7: Incorporar y apoyar a los miembros del grupo de trabajo

Además de las herramientas de la sección de incorporación, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

¿Cómo adaptará el proceso de incorporación para satisfacer las necesidades únicas de cada miembro de la comunidad?
¿Cómo proporcionará el apoyo necesario para que cada miembro de la comunidad participe libremente?
¿Cómo se asegurará de que los participantes del personal gubernamental no silencien las perspectivas de los miembros de la comunidad?
¿Cómo se asegurará de que los miembros de la comunidad puedan participar tanto como el personal de la agencia en la toma de decisiones?

Paso 8: Medir el impacto

Además de las herramientas de la sección de medición del impacto, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

Según la evaluación, ¿qué salió bien?
Según la evaluación, ¿qué puede mejorar para el próximo grupo de trabajo con participantes miembros de la comunidad?
¿Cómo podría ponerse en contacto con los miembros de la comunidad que participaron en el grupo de trabajo para informarles de su evaluación y de cualquier cambio que vaya a realizar para mejorar la experiencia de participación de los miembros de la comunidad en el futuro?