Métodos de pago
Hay varias opciones para pagar a las personas, todas las cuales tienen diferentes consideraciones:
● Orden estatal (cheque)
● Depósito directo (ACH)
● Tarjeta prepaga
● Pago a través de una cuenta bancaria local (cuenta de anticipos)
● Tarjeta de regalo
Cada método requiere que la agencia cuente con cierta infraestructura para emitir y contabilizar el
pago. Dependiendo de la opción de pago elegida y del método de emisión, la agencia puede incurrir en dificultades
y/o costos por servicios. Cuando sea posible, ofrezca múltiples opciones de pago y dé a los miembros la opción de elegir
el método que mejor les funcione. Las agencias deben tener cuidado cuando su fuente de financiación prohíba
cualquier preferencia por un proveedor sobre otro.
Orden estatal (cheque)
Las órdenes estatales o cheques se pueden emitir a través del Sistema de Información Financiera de la Agencia (AFRS), del sistema de proveedores estatales (SWV) o directamente con la Oficina del Tesorero del Estado (OST). El destinatario debe cobrar los cheques en un plazo de 180 días a partir de la emisión. Los cheques de más de 180 días ya no son válidos. Los cheques antiguos pueden volver a emitirse o el pago puede hacerse por otro medio.
Los destinatarios de los cheques emitidos a través de SWV deben establecer un número de proveedor estatal. Nota: cuando el beneficiario se inscribe en un SWV, elige entre un cheque o una Compensación Automatizada (ACH) como método de pago. Las agencias que utilizan la Agencia A19 pueden incurrir en tarifas mínimas de AFRS por el procesamiento de pagos.
Números de proveedores estatales
Se requiere un número de proveedor estatal siempre que los pagos se realicen a través del Sistema de Información Financiera de la Agencia (AFRS). AFRS es el centro de información contable del estado de Washington. Pedir un número de proveedor estatal solo tiene que hacerse una vez, cuando se pide el pago por primera vez; sin embargo, los números de proveedor estatales pueden caducar, por lo que los miembros de los grupos de trabajo que tengan números de proveedor estatales previamente existentes deben comprobar que su número sigue activo. Confirme que aún no existe un número de proveedor buscando en la búsqueda de números de proveedor. Si no existe un número de proveedor, obtenga un número de proveedor visitando Statewide Vendor/Payee Services | Office of Financial Management (wa.gov). Complete el «Formulario de registro de vendedor/beneficiario». Para el número 3 del formulario de registro de proveedores, seleccione la opción Experiencia de vida: clase 1.
Los miembros del grupo de trabajo tienen la opción de establecer un depósito directo en una cuenta bancaria o recibir un cheque por correo. Una vez que se envíe el formulario, el número de proveedor estatal de los miembros se enviará al correo electrónico proporcionado en un plazo de 3 a 5 días hábiles.
Para emitir cheques directamente a través de OST, la agencia debe generar un archivo de emisión de órdenes judiciales para comunicar la información del beneficiario a OST. La implementación de un nuevo expediente de emisión de orden judicial demora de 3 a 6 meses. Se debe considerar la entrega del cheque al beneficiario, por correo o en persona. Los servicios de cambio de cheques de OST no se han restablecido después del cierre debido a Covid. OST tiene un acuerdo con US Bank para canjear los cheques de particulares en las sucursales de US Bank en el estado de Washington. Otras compañías, como Fred Meyer, Walmart y otras, ofrecen servicios de cambio de cheques a cambio de una tarifa. Los destinatarios deben presentar una identificación válida en la sucursal al cobrar el cheque.
Los desafíos incluyen:
● US Bank no tiene una sucursal en todas las regiones del estado, por lo que los miembros del grupo de trabajo que no tienen
su propia cuenta bancaria para cobrar cheques y, además, no viven cerca de un banco estadounidense pueden tener dificultades para cobrar
sus cheques
● A menudo es necesaria la intervención de OST y el equipo de relaciones del estado para facilitar el proceso de cobro del cheque
en US Bank
● US Bank puede cobrar al beneficiario una comisión de $10,00 por cheque cobrado
● El retraso de 3 a 6 meses para configurar un nuevo archivo de emisión de cheque es oneroso
● La pérdida de cheques en papel es un riesgo
● El proceso de solicitud del número de proveedor a nivel estatal es largo y confuso para los miembros, lo que significa
una carga para ellos.
Depósito directo (ACH)
El ACH se puede emitir a través de un número de proveedor estatal o directamente con la Oficina del Tesorero del Estado. Los beneficiarios de ACH deben tener una cuenta bancaria nacional y estar dispuestos a compartir los detalles de su cuenta con el estado para recibir fondos. En la mayoría de los casos, OFM exime del requisito establecido en el RCW 43.41.180 de completar un estudio de viabilidad económica (EFS) al desembolsar el pago mediante ACH.
Los destinatarios de la ACH emitida a través de SWV deben establecer un número de proveedor estatal. Nota: cuando el beneficiario se inscribe en un SWV, elige una garantía o ACH como método de pago. La agencia puede incurrir en comisiones de AFRS por el procesamiento de pagos. Para emitir ACH directamente a través de OST, la agencia debe generar un archivo de emisión de ACH para comunicar la información del beneficiario a OST. A su vez, la agencia recibirá un archivo de devoluciones y correcciones de ACH en el que se detallan los pagos
que no funcionaron (devoluciones) o necesitaron la actualización de la información bancaria (correcciones). La agencia es responsable de garantizar que su programa cumpla con todas las reglas de ACH. La implementación de un nuevo ACH demora de 3 a 6 meses. OST no cobra ninguna tarifa a la agencia por el pago mediante ACH.
Los desafíos incluyen:
● Recopilación y almacenamiento de las cuentas bancarias de los destinatarios
● El cumplimiento de las reglas ACH puede ser complicado y consumir muchos recursos
Tarjeta prepaga
Desembolsar el pago con tarjeta prepaga es una buena opción para las poblaciones no bancarizadas o subbancarizadas. Las tarjetas prepagas de US Bank son Visa y se aceptan en cualquier lugar que acepte Visa. Los destinatarios tienen varias opciones para usar la tarjeta u obtener efectivo de forma gratuita, incluso retiros de hasta un centavo en la mayoría de los bancos. Los destinatarios reciben las mismas protecciones contra el fraude contra los retiros no autorizados a tarjetas prepagas que las
cuentas bancarias tradicionales (Regulación Federal E).
Las regulaciones federales pueden exigir ciertas divulgaciones antes de que el destinatario elija el pago con tarjeta prepaga. El banco revisará los detalles del programa para determinar si la divulgación es obligatoria. La agencia inscribe al beneficiario a través del portal de administración en línea del banco. El banco crea y envía por correo una tarjeta estampada personalizada al destinatario. El destinatario debe activar la tarjeta, ya sea en línea o llamando al servicio de atención al cliente, antes de poder acceder a los fondos. La financiación de las tarjetas se realiza mediante depósito directo. El portal permite a la agencia confirmar que los depósitos se acreditaron en la tarjeta, pero no le permite ver ninguna otra transacción o actividad. OST tarda entre 3 y 6 meses en procesar la implementación de un nuevo programa de tarjetas prepagas. Se debe completar un estudio de viabilidad económica (EFS) y enviarlo a la OFM. Las agencias son responsables de las tarifas de emisión de tarjetas.
Los desafíos incluyen:
● Los destinatarios necesitan una dirección postal física para recibir la tarjeta; el banco no envía las tarjetas por correo a los apartados de correos
● De 7 a 10 días hábiles para que el destinatario reciba la tarjeta por correo
● Los montos de las tarjetas de regalo suelen fijarse según tarifas o niveles, lo que A) no se ajusta perfectamente a las cambiantes tasas de compensación y B) suele ser difícil de usar en su totalidad y, por lo tanto, no se entrega por completo a la persona.
Compra y distribución de tarjetas de regalo precargadas
Las tarjetas de regalo precargadas que funcionan como una tarjeta de débito se pueden obtener de proveedores tradicionales, como los quioscos de las tiendas. Muchas tarjetas de regalo digitales precargadas también se pueden comprar en línea. No deben confundirse con las tarjetas de regalo que solo se pueden canjear en una tienda específica (como una tarjeta de Starbucks); estas tarjetas no deben usarse como método de compensación para miembros de grupos
de trabajo.
El Manual de Administración y Contabilidad del Estado (SAAM) actualmente exige que las agencias usen tarjetas de regalo sin cargos asociados. Si hay cargos adjuntos, se requerirá un EFS. La posibilidad de obtener efectivo, incluidos los retiros de hasta un centavo, se rige por las reglas de la tarjeta comprada. Las agencias tienen varias opciones para comprar tarjetas de regalo precargadas, como tarjetas de compra o efectivo para gastos menores. Las agencias deben contar con controles internos para las tarjetas no distribuidas.
Los desafíos incluyen:
● Las tarjetas son como dinero en efectivo y existe un riesgo al enviarlas a residencias privadas; por lo tanto, se recomienda enviar tarjetas de regalo electrónicas por correo electrónico O utilizar correo certificado si se envían tarjetas de regalo físicas a través de USPS O usar tarjetas de regalo de Amazon que se pueden enviar a casilleros seguros
● Posible falta de atención al cliente por parte del emisor si el destinatario tiene problemas. Cuenta bancaria de la agencia fuera del tesoro (cuenta de anticipos)
Las agencias pueden abrir una cuenta fuera de la tesorería con la aprobación de la OFM. Las agencias financiarían y repondrían la cuenta sin usar un número de proveedor estatal. Las agencias serían responsables de todos los cargos asociados con la cuenta y los productos comprados.
La cuenta facilitaría:
● Emitir cheques directamente desde la cuenta
● Usar el producto de origen de la Compensación Automatizada (ACH) de US Bank para emitir depósitos directos
sin crear y transmitir un archivo
● Financiar tarjetas prepagas directamente a través del portal de administración (requiere la aprobación de EFS y OFM)
● Acceso a nuevos productos de pago el mismo día, como pagos en tiempo real, Zelle o Venmo
Para establecer una cuenta de anticipos, las agencias deberán enviar una solicitud a la división de contabilidad de OFM (ofmaccounting@ofm.wa.gov). Las agencias deben tener una política interna redactada antes de que se otorgue la aprobación final. OFM no aprobará la solicitud de financiación sin una política que indique cómo se administrará la cuenta (así como los registros de seguimiento). Tenga en cuenta que el desarrollo de políticas y su revisión hasta su aprobación requerirán algún tiempo. Para obtener más información, consulte el Manual administrativo y contable estatal (SAAM).
Administradores externos
Las agencias pueden optar por contratar a empresas de terceros para conectarse con los miembros elegibles y compensarlos. Como actualmente no existe un contrato estatal para este trabajo, las agencias deben seguir el proceso de solicitud de propuesta (RFP) para seleccionar una organización que administre la compensación. Dado que la 2SSB 5793 no lo autoriza específicamente, es posible que una agencia desee consultar con el Departamento de Servicios Empresariales (DES), la OFM y su AAG asignado al contratar por primera vez a un administrador externo. Consulte la sección «Plantillas y recursos» para obtener más documentación de apoyo.
Los desafíos incluyen:
● Algunos de los fondos para la compensación de la comunidad se usarán para pagar la administración de pagos de la organización.
● Contratar una organización comunitaria o una empresa privada exclusivamente para este propósito (es decir, que no forma parte de un contrato más amplio) puede no ser una función apropiada para una organización que no existe únicamente para este propósito.
Nota: Contratar a un administrador externo eliminaría la necesidad de que los miembros del grupo de trabajo obtengan un número de proveedor estatal. Si es posible, se alienta a las agencias a utilizar este método para reducir la carga y las barreras para los voluntarios.
Administradores externos no exclusivos
Las agencias pueden incluir la responsabilidad (y la presupuestación adecuada) de la administración de los pagos como parte de un alcance más amplio de trabajo bajo contrato con organizaciones comunitarias sin fines de lucro o empresas privadas. Los ejemplos incluyen organizaciones o empresas contratadas para la facilitación de grupos de trabajo, la participación comunitaria, la prestación de asistencia técnica y otros ámbitos de trabajo.
Los desafíos incluyen:
● Las organizaciones comunitarias y las empresas privadas pueden experimentar cargas financieras debido a la falta de pagos iniciales o la demora en los pagos puede causar problemas.
● Las plataformas en línea que automatizan estos pagos para un gran volumen de pagos más pequeños a menudo requieren una proyección y un cálculo de costos que representan un desafío logístico adicional para la organización.