Accesibilidad
Las agencias deben preguntar de manera proactiva sobre las necesidades individuales de los miembros del grupo de trabajo y ofrecer las adaptaciones adecuadas. La accesibilidad debe incluirse en el presupuesto de la agencia para que se puedan hacer adaptaciones para eliminar las barreras a la participación. Planificar en función de las necesidades de los miembros puede mitigar su necesidad de reembolsos más adelante y garantizará las mejores condiciones para una participación efectiva y el respeto mutuo. La siguiente es una lista que se debe tener en cuenta al formar un grupo de trabajo para establecer normas sobre la accesibilidad en lo que respecta a las reuniones, las herramientas necesarias y el apoyo en general. Las siguientes instrucciones no son requisitos para las agencias, sino sugerencias que pueden ser útiles para cubrir cualquier costo que pueda pasar inadvertidamente a los miembros del grupo de trabajo.
Tecnología
Qué se espera que tenga un miembro del grupo de trabajo para participar plenamente (p. ej. teléfono, ordenador portátil, impresora, cámara web, acceso a Internet)?
• ¿Puede la agencia prestar este equipo o reembolsar a un miembro del grupo de trabajo por comprarlo? La mecánica de este proceso debe resolverse antes de ofrecer el equipo a los miembros del grupo de trabajo.
Consulte ejemplos y plantillas para ver una plantilla de formulario de préstamo.
o Los dispositivos deben tener una pantalla de al menos 10 pulgadas, ser compatibles con Wi-Fi e incluir Microsoft Suite, Teams, Zoom, un navegador de Internet y Adobe Reader. Los administradores de grupos de trabajo también deben preguntar al usuario si se necesita otro software para la accesibilidad u otros fines.
o Si se solicita, las agencias deben tomar medidas para brindar a los miembros de la comunidad acceso a Internet, a través de un punto de acceso telefónico celular, una tarjeta aérea u otra solución.
o Además de las computadoras alquiladas para los empleados de la agencia, las buenas opciones de dispositivos incluyen Microsoft Surface, iPad, tableta Android o Chromebook. Las agencias tendrán que analizar las ventajas y desventajas de Linux para las computadoras basadas en Windows, que presentan diferentes desafíos de seguridad.
o Los dispositivos se deben borrar y volver a instalar después de cada uso.
• ¿Pueden los administradores de grupos de trabajo colaborar con otra agencia para el espacio, herramientas y equipo que puedan usar los miembros del grupo de trabajo?
• ¿Qué capacitación podrían necesitar los miembros del grupo de trabajo para usar la tecnología o las herramientas necesarias para participar plenamente en el grupo de trabajo?
• En la comunicación escrita, incluya el enlace completo como texto para los participantes con poca o ninguna conexión a Internet que usen copias impresas.
• En la comunicación escrita, evite usar gráficos para transmitir texto escrito, como imágenes o archivos JPEG con letras y palabras, ya que el software de lectura de pantalla no puede interpretar las palabras en una imagen.
Es posible que las agencias deseen consultar con su AAG asignado antes de prestar equipos, tecnología o pagar los servicios.
Facilitación de reuniones
Al incluir a miembros de la comunidad con experiencia de vida en grupos de trabajo, es importante examinar el enfoque de facilitación del grupo de trabajo para garantizar que sea lo más accesible e inclusivo posible. Use la lista de instrucciones a continuación para asegurar que la facilitación del grupo de trabajo consiga la mejor participación de todos los miembros del grupo de trabajo.
• Ofrezca materiales para reuniones con al menos 24 horas de anticipación.
• Ofrezca materiales para reuniones en formato impreso y digital con opciones de letra grande y en todos los idiomas principales usados por los miembros del grupo de trabajo.
• Use la tecnología de asistencia disponible para los miembros del grupo de trabajo con discapacidades auditivas y visuales o para aquellos con dificultades de aprendizaje (por ejemplo, lectores de pantalla, subtítulos o transcripción).
• Si la tecnología de asistencia no es suficiente, ofrezca el uso de un intérprete profesional.
o Si es posible, pregunte a los participantes que necesitan un intérprete del lenguaje de señas estadounidense (ASL) o los servicios de traducción en tiempo real de Communication Access (CART) si desean utilizar Washington Relay para llamar a la reunión o evento.
o Pregunte si el usuario de ASL prefiere usar una aplicación de servicio de retransmisión de vídeo (VRS), como Wavello.
o Es posible que los administradores de los grupos de trabajo necesiten solicitar dos intérpretes en caso de que una persona no pueda asistir con poca antelación o solicitar dos intérpretes para las reuniones de más de 30 minutos o programar descansos para un intérprete cada 30 minutos para evitar la fatiga del intérprete.
o Si el subtitulador de CART no puede asistir con poca antelación y los administradores de los grupos de trabajo no pueden conseguir otro subtitulador, la tecnología de subtítulos con zoom puede ser suficiente o los administradores de los grupos de trabajo pueden usar la función de chat para las reuniones virtuales.
• Si el tiempo lo permite, póngase en contacto directamente con los proveedores incluidos en los contratos estatales del Departamento de Servicios Empresariales (DES) para encontrar un sustituto:
o Servicios de interpretación de lenguaje de señas - Agencias de referencia
o Servicios de interpretación de lenguaje de señas: contratistas independientes
o Servicios de transcripción y subtitulado - CART
• Designe a una persona para que lea el contenido escrito o describa vídeos e imágenes.
• Evite el uso de jerga y acrónimos: este idioma puede ser diferente y exclusivo.
• Evite asumir que los asistentes usan su tiempo y dinero para asistir a diversos eventos, como reuniones posteriores a la reunión, cenas, happy hours u otros eventos opcionales en los que, al no asistir, podrían perderse conversaciones significativas. Haga una distinción clara entre las reuniones no oficiales
y otros tipos de interacción para el progreso del grupo de trabajo
• Proporcione un glosario de acrónimos y términos de uso común que sean relevantes para el grupo de trabajo.
Reuniones presenciales
Cuando organice reuniones presenciales, tenga en cuenta las siguientes indicaciones para asegurarse de que las reuniones sean
lo más accesible posible:
• ¿Se programan reuniones presenciales en un lugar al que se pueda llegar fácilmente en transporte público?
• ¿Puede la agencia ofrecer pases de transporte público (como la tarjeta ORCA) para que puedan asistir a las reuniones presenciales regulares?
• Informe a los miembros sobre la disponibilidad y el costo del estacionamiento con anticipación.
• Recomiende a los miembros del grupo de trabajo que guarden los recibos de transporte o estacionamiento para obtener un reembolso. Organice reuniones en edificios accesibles que cumplan con la Ley de estadounidenses con discapacidades (ADA).
• ¿Hay baños inclusivos para los miembros de la comunidad de todos los géneros, los miembros de la comunidad con bebés,
y baños que cumplen con la ADA?
• ¿Los administradores de los grupos de trabajo han incorporado pausas en las agendas (por ejemplo, cada 45 a 60 minutos) para dar cabida a los miembros de la comunidad con discapacidades, a los padres que amamantan, a los cuidadores, etc.?
• ¿Hay algún miembro del grupo de trabajo que deba tener en cuenta alergias o sensibilidades? Considera si el lugar de la reunión tiene una política de baja fragancia o iluminación mixta para personas con sensibilidad a la luz o afecciones como migrañas.
Comunicación de las opciones de accesibilidad
Los líderes del grupo de trabajo deben solicitar información sobre las necesidades y preferencias de accesibilidad de todos los miembros del grupo de trabajo. Para adaptaciones para reuniones, como traductores, considere la posibilidad de usar o adaptar el siguiente ejemplo:
«Reconocemos que cada miembro individual del grupo de trabajo tiene necesidades, preferencias, estilos de aprendizaje y necesidades de accesibilidad únicas. Estamos abiertos y receptivos a cualquier solicitud que tengan que les ayude a participar en este grupo de trabajo al máximo de su capacidad. Para solicitar servicios de comunicación (intérpretes, información escrita en otros idiomas u otros servicios) o cualquier otra adaptación, llame al XXX-XXX-XXXX o 711 16 (servicio de retransmisión telefónica) o envíe un correo electrónico a (correo electrónico). Alentamos a los participantes a hacer las solicitudes al menos 14 días antes de la reunión para tener tiempo de hacer los arreglos adecuados».
Recursos para crear reuniones y eventos accesibles
• Guía de diseño y desarrollo web accesibles | Section508.gov
• Cree reuniones accesibles | Section508.gov
• Cree productos digitales accesibles | Section508.gov
• Capacitación sobre accesibilidad | Section508.gov
• Solicitar un intérprete de lenguaje de señas (DSHS)
• El videotutorial del Centro de Aprendizaje: Cómo presentar una solicitud de lenguaje de señas
• Comprobador de contraste de fuentes para accesibilidad web
• Capacitación en habilidades para ceguera y baja visión | Departamento de Servicios para Ciegos
• Creación de productos digitales accesibles | Section508.gov
• Documento de planificación de reuniones virtuales | Red de inclusión de discapacitados