Presentación de informes

En la ley original, las agencias recibieron instrucciones de cumplir con los siguientes requisitos de presentación de informes identificados en la 2SSB 5793 (Sección 7), que establece que: 

«(1) Una agencia que ejerza su autoridad para proporcionar estipendios en virtud del RCW 43.03.220 (2) debe informar al EQUITY del estado de Washington antes del 30 de agosto de 2023 y el 30 de agosto de 2024, para los años fiscales estatales 2023 y 2024, respectivamente, la siguiente información: 

  • (a) Una breve descripción de los grupos para los que se han otorgado estipendios, que incluya:
    • (i) Número de miembros que reciben un estipendio o asignación; y
    • (ii) Información demográfica agregada de los miembros de los grupos de clase uno, incluida la raza, el origen étnico, los ingresos y la representación geográfica por condado
  • b) La cantidad de estipendios distribuidos;
  • c) El importe de las prestaciones distribuidas;  
  • (d) Un análisis de si la disponibilidad de estipendios y subsidios ha reducido las barreras a la participación y aumentado la diversidad de los participantes del grupo, y de qué manera; y
  • e) Un análisis para determinar si la concesión de estipendios y subsidios dio lugar a un mayor número de solicitudes y a la voluntad de participar». 

Las agencias deben recopilar y conservar la información anterior hasta que se informe a EQUITY al final de cada año fiscal. EQUITY distribuye un formulario de presentación de informes e instrucciones a todas las agencias estatales, que deben completar antes del 30 de junio de cada año fiscal, para cumplir con el mandato anterior. 

En el futuro, a partir del año fiscal 2025, el formulario de solicitud e informe de compensación comunitaria tendrá un doble propósito: funcionará como una solicitud de asignación y como una herramienta para la presentación de informes trimestrales (que sustituirá a los informes anuales requeridos anteriormente). 

Es importante que cada agencia designe a un único representante de su equipo financiero para completar y enviar el formulario en línea en nombre de todos los grupos de trabajo de la agencia. Si se recibe más de un envío de la misma organización, todas las solicitudes se rechazarán automáticamente. Se alentará a todos los solicitantes a conectarse dentro de su agencia y volver a enviarla con una sola solicitud.

A partir del año fiscal 2026 (1 de julio de 2025), todas las solicitudes de asignación nuevas deberán presentarse antes de finales de agosto. Los fondos son limitados, por lo que se recomienda a las agencias que presenten sus planes de compensación anual lo antes posible. Se dará prioridad a los grupos de trabajo estatutarios. Haremos todo lo posible para atender todas las solicitudes cuando haya fondos disponibles. Los fondos se reponen al comienzo del año fiscal (julio). Las solicitudes presentadas a principios del año fiscal tendrán una mayor probabilidad de recibir fondos. Pedimos a las agencias que envíen sus solicitudes de una sola vez para todos los grupos de trabajo, si es posible. Tenga en cuenta que si una agencia establece un grupo de trabajo más adelante en el año fiscal que no se incluyó en la solicitud inicial, se puede presentar una solicitud adicional para ajustar la asignación (si hay fondos disponibles). El representante financiero de la agencia debe asegurarse de adjuntar un formulario de seguimiento 5793 para cada grupo de trabajo para el que solicite una asignación. 

A partir del año fiscal 25, las agencias deben completar un informe trimestral que proporcionará actualizaciones sobre la utilización de los fondos, la asistencia a los grupos de trabajo, los detalles de la compensación y los reembolsos (cuidado de niños/adultos, alojamiento, viajes y dietas). Estos informes trimestrales sustituirán al anterior cuestionario de presentación de informes de fin de año, lo que permitirá a EQUITY y OFM supervisar eficazmente el uso de los fondos. 

El calendario de presentación de informes trimestrales es el siguiente: 

• Primer trimestre: julio — septiembre 
     o Fecha límite: 15 de septiembre 

• Segundo trimestre: octubre — diciembre 
     o Fecha límite: 15 de diciembre 

• Tercer trimestre: enero — marzo 
     o Fecha límite: 15 de marzo 

• Cuarto trimestre: de abril a junio 
     o Fecha límite: 15 de junio 

Al presentar un informe trimestral, las agencias solo deben informar la cantidad gastada durante ese trimestre específico, no el total acumulado. Por ejemplo, si a una agencia se le asignaron $3000 y gastó $1200 entre abril y junio, solo debe declarar los $1200 gastados durante ese trimestre de abril a junio. No es necesario incluir los gastos de trimestres anteriores, ya que EQUITY puede obtener informes y calcular el monto total gastado por agencia. 

Nota importante: Las agencias que no usan el fondo de compensación comunitaria o experiencia de vida no necesitan presentar informes trimestrales. La Oficina de Equidad invitará a las agencias a compartir información sobre la compensación comunitaria de fuentes de financiación alternativas en el año fiscal 2026 (esto puede ser un requisito en 2026 a través de la evaluación del impacto organizacional). Espere recibir más orientación de la Oficina de Equidad.

 Además de estos requisitos, se alienta a las agencias a mantener un registro de los desafíos de compensación que encuentren o de las recomendaciones de mejora de los procesos. El formulario de presentación de informes trimestrales incluye un espacio para que las agencias compartan este tipo de comentarios con EQUITY, lo que les ayudará a solicitar cambios legislativos o a realizar las mejoras necesarias en las políticas y directrices futuras. El personal de la agencia también puede enviar comentarios en cualquier momento enviando un correo electrónico a LivedExperience@equity.wa.gov.