Planeando con antelación

Los administradores de los grupos de trabajo deben calcular la cantidad de dinero que un miembro elegible probablemente gane en el año calendario anterior a la incorporación oficial del miembro elegible al grupo de trabajo o al comienzo de cada nuevo año calendario para los miembros elegibles que regresan. Si esa estimación alcanza (o incluso se acerca) al umbral de 600 dólares, deben informar con anticipación al miembro elegible de que lo más probable es que tenga que declarar estos ingresos en sus impuestos. Los administradores también deben aprovechar esta oportunidad para recopilar toda la información necesaria para la declaración de impuestos (como un número de seguro social, un formulario W-9 o cualquier otra documentación requerida) de modo que no tengan que recopilar esa información en el último momento cuando se emitan los 1099 en enero. Los administradores de los grupos de trabajo deben trabajar en estrecha colaboración con el departamento de contabilidad de su agencia o, si un consultor externo se encarga del pago, con su equipo de contabilidad, para garantizar que toda la documentación necesaria se recopile con antelación y que la información confidencial, como el número de seguro social, se almacene de forma segura.